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POP / IMAP / Exchange / Office 365, c’est quoi tout ça ?

Vous avez utilisé le courrier électronique plusieurs fois, mais savez-vous ce que signifie ce jargon de courrier électronique ?

Nous allons décrire plusieurs façons d’en savoir plus sur les différences entre les différentes façons de recevoir un courrier électronique.

Que vous utilisiez le courrier électronique de l’entreprise, un service Web comme Gmail ou Outlook.com, ou votre propre serveur de messagerie, il y a plus à recevoir des courriels qu’il pourrait sembler à la surface.

Si vous avez configuré un client de messagerie, vous avez sans doute rencontré les options comme POP3, IMAP et Exchange. Nous allons jeter un œil à la différence entre les clients de courrier électronique et le courrier électronique, et aux différents protocoles utilisés

POP3

Le protocole Post Office (POP) offre un moyen d’interagir avec les serveurs de messagerie qui remontent à un Internet très différent de celui que nous utilisons aujourd’hui. Les ordinateurs ont tendance à ne pas avoir un accès Internet permanent. Au lieu de cela, vous vous êtes connecté à Internet, avez fait ce qu’il fallait faire et ensuite déconnecté. Ces connexions étaient également une bande passante assez faible par rapport à ce dont nous avons accès aujourd’hui.

IMAP

Le protocole d’accès à la messagerie Internet (IMAP) a été créé en 1986, mais s’adapte assez bien au monde moderne de la connectivité omniprésente, toujours sur Internet. L’idée derrière IMAP a empêché les utilisateurs d’être lié à un seul client de messagerie, leur permettant de lire leurs courriels comme s’ils étaient « dans le Cloud».

Microsoft Exchange, MAPI et Exchange ActiveSync / Office 365

Microsoft a commencé à développer l’API de messagerie (MAPI – Messaging Application Programming Interface) peu de temps après que IMAP et POP ont été développés pour la première fois.

Il est réellement conçu pour plus que simplement le courrier électronique. La comparaison approfondie de l’IMAP et du POP au MAPI est assez technique et ne s’applique pas à ce guide. Mais, tout simplement, MAPI offre un moyen pour les clients de messagerie et d’autres applications de communiquer avec les serveurs Microsoft Exchange. MAPI est capable de synchroniser le style IMAP des courriels, des contacts, des calendriers et d’autres fonctionnalités, tout ce qui est lié à des clients ou des applications de messagerie locaux.

Si vous avez déjà utilisé Microsoft Outlook au travail, vous avez utilisé MAPI. En fait, tout ce que Outlook fait, les courriels, la synchronisation des calendriers, la recherche d’informations gratuites, la synchronisation des contacts avec l’entreprise, etc., correspond à MAPI. Cette fonction de synchronisation est marquée par Microsoft comme « Exchange ActiveSync ».

En fonction de l’appareil, du téléphone ou du client que vous utilisez, cette même technologie pourrait être appelée l’un des trois protocoles Microsoft – Microsoft Exchange, MAPI ou Exchange ActiveSync – mais offre un Synchronisation de messagerie basée sur le serveur similaire à celle fournie par IMAP. Parce que Exchange et MAPI sont des produits Microsoft, vous ne serez probablement soumis à ce protocole que si vous utilisez un courrier électronique fourni par une entreprise qui utilise des serveurs de messagerie Exchange. De nombreux clients de messagerie, y compris les applications de messagerie Android et iPhone par défaut, sont compatibles Exchange ActiveSync.

Alors, mon compte email : POP, IMAP ou Office 365 ?

Lorsque vous créez un nouveau compte de messagerie dans votre logiciel habituel (Thunderbird, Outlook, Mail,…) celui-ci vous demande, à un moment ou à un autre, de choisir, pour les messages “entrants”, entre les protocoles POP3 ou IMAP. Si, comme moi, vous êtes un utilisateur de longue date de la messagerie électronique, votre premier réflexe sera sans doute de choisir l’option POP3. De fait, il est le protocole de courriel le plus ancien et le plus familier. Mais est-ce encore le bon choix ?

En réalité il n’y a pas de bon ou de mauvais choix. POP3 et IMAP ont tous les deux des avantages et des inconvénients mais, surtout, deux modes de fonctionnement tout à fait différents. Il est donc important de comprendre ces différences pour choisir celui qui correspond le mieux à votre utilisation.

POP.

Avantages

L’utilisation d’un logiciel de messagerie, surtout s’il est intégré dans une suite bureautique, permet de bien gérer ses emails et le temps de connexion au serveur est court, donc cela fonctionne bien, même avec une connexion Internet lente.

Dans le cas d’un changement de serveur de messagerie, par exemple quand vous changez d’hébergeur ou de FAI, la migration se déroulera très facilement puisque tous les messages se trouvent sur votre ordinateur. Il suffit de modifier les données de connexion dans les paramètres du compte pour continuer à recevoir les emails.

Inconvénients

Une fois les messages reçus téléchargés, ceux-ci ne sont plus présents sur le serveur à la connexion suivante. Si vous utilisez plusieurs ordinateurs pour lire votre courrier, par exemple sur un poste fixe au bureau et sur un portable à la maison, la réception des messages s’effectuant sur la base du “premier arrivé, premier servi”, vous aurez une partie des messages sur une Machine et une partie sur l’autre. En ce qui concerne les messages envoyés, une copie de chacun d’eux est sauvegardée dans un dossier présent sur la Machine qui a procédé à l’envoi. Ici aussi, en cas d’utilisation de plusieurs ordinateurs, il y aura dispersion des messages.

De plus, comme les emails ne sont sauvegardés que sur votre ordinateur, en cas de panne ou de vol de celui-ci, vous perdez tous vos messages, reçus et envoyés.

Améliorations possibles

Il est possible de remédier en partie aux inconvénients du protocole POP en modifiant la configuration du compte pour conserver les messages sur le serveur pendant une durée librement paramétrable : cela peut aller de quelques jours, le temps d’être sûr de relever le courrier sur les différentes Machines, à une durée illimitée, ce qui joue alors le rôle de sauvegarde au cas où quelque chose arrivait à votre ordinateur.

IMAP

Avantages

Comme les emails restent sur le serveur de messagerie, vous pouvez les consulter depuis plusieurs ordinateurs différents en ayant accès à l’ensemble des données. De plus, comme il y a synchronisation entre le serveur et le client de messagerie, les copies de tous les messages envoyés se trouvent également sur le serveur et sont accessibles depuis n’importe quelle Machine ou depuis le Webmail. Notez toutefois que cette synchronisation joue entre toutes les Machines : si vous effacez un message sur l’une d’entre elle (par exemple sur votre smartphone, pour “faire de la place”), celui-ci disparaîtra également des autres ordinateurs.

Le serveur fait office de copie de sauvegarde : il suffit de re-créer le compte dans n’importe quelle Machine pour récupérer tous les emails, envoyés et reçus. En fonction du nombre de messages et de la vitesse de votre connexion Internet, cette opération peut durer entre quelques secondes et plusieurs heures.

Si vous voyagez beaucoup sans avoir toujours avec vous un ordinateur ou un mobile, avoir accès via le Webmail, dans un cybercafé, à tous vos messages est un avantage très appréciable.

Inconvénients

Pour fonctionner correctement, vous avez besoin d’être connecté en permanence à Internet. C’est indispensable si vous utilisez un Webmail, puisque l’utilisation passe par un navigateur Internet. Cependant, si vous utilisez un client de messagerie, vous pourrez consulter tous vos emails puisqu’une copie se trouve sur votre Machine.

Avec une utilisation régulière et de longue durée, tous les messages conservés sur le serveur finissent par occuper une place considérable sur votre espace d’hébergement, qui est probablement limité. Vous risquez alors un rappel à l’ordre de votre hébergeur.

Améliorations possibles

Pour éviter de laisser grossir sans limites vos dossiers d’emails, vous pouvez adopter les mesures suivantes :

Videz régulièrement la corbeille de chaque compte. Par défaut, votre client mail conserve les messages dans la corbeille jusqu’à ce que vous les effaciez vous-mêmes. Vous pouvez automatiser cette opération en faisant en sorte de vider la corbeille chaque fois que vous quittez le logiciel.

Plus que probablement, vous avez un dossier “Indésirables” (ou un vocable similaire). Pensez également à le vider régulièrement, peut-être en y conservant pendant une certaine période les messages afin de pouvoir y retrouver un courriel important qui s’y serait égaré.

Le protocole Exchange ou Office 365

Avantages

Tous les périphériques sont toujours à jour, et au complet, soit: emails et son arborescence, contacts, calendriers, tâches.

Permet le partager certains éléments choisis de son calendriers avec des tiers. Permet d’être sauvegardé simplement.

Inconvénients

Système, potentiellement, le plus coûteux (dès 2.-/ mois / utilisateur).

Références: divers sites Internet traitant de la technologie IT

nuages

C’est quoi le Cloud computing ?

Vous ne pouvez pas y échapper, partout on vous parle de Cloud. Jusqu’à présent, la notion était confinée à la presse informatique, mais maintenant le Cloud est devenu grand public.

Depuis quelques temps, on ne parle que de Cloud.

Mais au fait, c’est quoi le Cloud ? Où plutôt, c’est quoi le Cloud computing ?

Avant de commencer, “Cloud” veut dire nuage. Donc, partout où l’on parle de Cloud, vous verrez des illustrations à base de nuages. Vous comprendrez pourquoi plus loin.

Définition

Si vous posez cette question à différentes personnes, vous risquez avoir autant de réponse que d’interlocuteurs. Alors, nous n’allons pas vous donner une nouvelle définition, mais plutôt utiliser celle formulée – et traduite pour vous – par le NIST (National Institute of Standards and Technology) :

“Le Cloud computing est un modèle qui permet un accès omniprésent, pratique et à la demande à un réseau partagé et à un ensemble de ressources informatiques configurables (comme par exemple : des réseaux, des serveurs, du stockage, des applications et des services) qui peuvent être provisionnées et libérées avec un minimum d’administration. »

Un exemple pour mieux comprendre

Comparons l’informatique avec la vidéo, avant pour regarder un film, il vous fallait :

  • Le DVD du film, (ou la cassette VHS pour les plus expérimentés d’entre vous)
  • Le lecteur DVD
  • Un téléviseur

Maintenant, avec la VOD (Video on demand), il suffit d’avoir :

  • Un téléviseur connecté à Internet.
  • On peut comparer le Cloud à la VOD (Video on demand).

Si vous louez un film à la demande avec votre téléviseur connecté à l’internet :

  • Plus besoin d’avoir chez vous un lecteur DVD ou blue-ray, c’est qui est important : c’est de pouvoir visionner le film.

En fait, nous allons utiliser un service qui remplace le matériel : ce service s’appelle la VOD.

Pour votre information, les films disponibles pour la VOD sont stockés sur des serveurs qui sont dans le Cloud.

Faisons maintenant la même comparaison avec le Cloud computing, et vous verrez que le Cloud : c’est des services.

Sans Cloud

Avant pour stocker et regarder vos photos numériques, il fallait :

  • Un ordinateur
  • Un disque dur suffisamment grand

Inconvénients

  • Si votre ordinateur tombe en panne : vous ne pouvez plus les voir
  • Si votre disque dur tombe en panne : vous perdez vos photos
  • Votre disque dur doit avoir une capacité suffisante pour tout stocker, car si vous n’avez plus de place, il faudra acheter un nouveau disque dur ou un nouvel ordinateur
  • Vous ne pouvez regarder vos photos QUE sur votre ordinateur (sauf si vous avez partagé les dossiers contenant les photos).

Avec le Cloud

Nous allons utiliser un service de stockage.

Un périphérique connecté à Internet. (tablette, ordinateur, téléviseur, smartphone, …) suffit pour regarder vos photos.

Avantages

  • Les photos ne sont pas stockées chez vous, elles sont sur des ordinateurs qui sont sécurisés et sauvegardés : vous ne pouvez pas les perdre
  • Vous louez l’espace disque nécessaire. Quand vous n’en avez plus, vous louez plus grand
  • Vous ne risquez pas de perdre vos photos à cause d’un problème matériel (panne disque dur), c’est l’hébergeur qui gère le matériel
  • Vous y avez accès de n’importe où et avec n’importe quel périphérique

Exemple de services en ligne

Pour les particuliers, le Cloud se résume à des services en ligne parmi eux un des plus utilisés est le stockage de documents (permettant également le partage) comme par exemple : Hubic, DropBox, Google Drive, …

… mais vous pouvez trouver aussi des logiciels de création de documents, de traitement d’images, de gestion de dessins et bien d’autres…

« J’utilise Dropbox, je n’ai pas besoin de sauvegarder mes données ! » vrai ou faux ?

Réponse : vrai et faux, explications.

Prenons en exemple le Cloud Microsoft, Cloud bien rependu.

Microsoft s’occupe de beaucoup de choses et fournit un formidable service à ses clients. Mais la priorité de Microsoft est avant tout d’administrer votre infrastructure Office 365 et d’en garantir le fonctionnement à vos utilisateurs. Microsoft VOUS confie la responsabilité de vos données.

Croire que Microsoft sauvegarde entièrement vos données Office 365 est une erreur très courante. Elle peut avoir des répercussions désastreuses si personne n’endosse cette responsabilité.

Que disent – souvent – les conditions générales de fournisseurs Cloud :

Exemple avec les conditions générales de Microsoft:

Utilisation des services et du support : « Nous vous conseillons d’avoir un programme de sauvegardes régulières»

Disponibilité de services : « Nous mettons tout en œuvre pour que les Services restent disponibles. Toutefois, tous les services en ligne souffrent de perturbations et de pannes occasionnelles. En cas de panne ou d’interruption du Service, vous pouvez temporairement ne pas être en mesure de récupérer « votre contenu ». Nous vous recommandons de sauvegarder régulièrement votre Contenu et vos données que vous stockez sur les Services ou que vous stockez en utilisant des Applications et Services Tiers.»

Garanties : « À L’EXCEPTION DES CAS OÙ NOUS AVONS DISSIMULÉ DES DÉFAUTS DE MAUVAISE FOI OU LORSQUE LES DÉFAUTS RENDENT IMPOSSIBLE L’UTILISATION DES SERVICES, ET EXCEPTÉ POUR LES PRODUITS SKYPE PAYANTS, NOUS FOURNISSONS LES SERVICES « EN L’ÉTAT », « AVEC TOUTES LEURS IMPERFECTIONS » ET « TELS QUE DISPONIBLES ». NOUS NE GARANTISSONS PAS L’EXACTITUDE NI L’OPPORTUNITÉ DES SERVICES. »

Alors, que faire ?

5 raisons pour lesquelles la sauvegarde, de votre Cloud est essentielle :

  • Suppression accidentelle d’éléments
  • Stratégie de rétention des données
  • Menaces de sécurité internes à l’organisation
  • Menaces de sécurité externes
  • Exigences légales et de conformité de la profession ou du pays

Références: divers sites Internet traitant de la technologie IT

 

microsoft solution cloud

Microsoft offre enfin une alternative performante au Cloud Suisse. En effet, depuis mi-décembre dernier la firme américaine offre ses services Cloud hébergés directement sur notre sol. Après Wincasa, WWF, ou la ville de Zug depuis le début 2019, ses services sont désormais ouverts à toutes entreprises en Suisse.

Les services cloud de Microsoft reposent sur les principes de sécurité, de conformité, de protection de la vie privée et de transparence. L’option de stockage des données dans les « régions cloud »   dans les cantons de Genève et Zurich ajoute une nouvelle couche de contrôle et aidera les entreprises et les institutions à se conformer aux exigences réglementaires. Les services cloud, dont Azure, Office 365 et Dynamics 365 offerts en Suisse, sont donc particulièrement intéressants pour les entreprises et les organisations suisses qui traitent des données sensibles, tels que le secteur financier ou de la santé, le secteur public et le secteur des ONG en Suisse. Les nouveaux services proposés en Suisse offriront les mêmes standards élevés de sécurité, de service et de qualité que ceux qui s’appliquent à tous les services cloud de Microsoft.

Microsoft travaille de manière intensive depuis plusieurs années avec les institutions financières et leurs autorités de surveillance en Suisse.  Grâce aux investissements dans une plate-forme cloud de confiance en Suisse, Microsoft entend offrir aux institutions financières et autres industries réglementées une plus grande capacité à se concentrer sur leurs compétences de base. En apportant des services uniques adaptés à l’industrie et à la région, y compris le blockchain, le PCI Blueprint d’Azure et le « Financial Services Compliance Program », Microsoft prévoit d’accélérer le travail en cours avec les clients phares de l’industrie des services financiers et d’ailleurs.

 

main qui montre pointe l'écran d'ordinateur

Les fournisseurs de service Cloud vous assurent une disponibilité à 99,9% de leurs infrastructures, mais qu’advient-t-il si une défaillance survient? Que faire si un utilisateur veut récupérer un message effacé voici plusieurs mois ? Tout service Cloud doit disposer d’un backup. Il existe désormais des solutions techniques simples pour sécuriser des services SAAS qui sont devenus critiques pour l’activité des entreprises.

La sécurité à 100% n’existe pas. Même les infrastructures les mieux sécurisées, les mieux redondantes à l’image de celles qu’ont bâti les grands prestataires du Cloud ne sont pas à l’abri d’une défaillance. Ainsi, quand le datacenter Google de Saint-Ghislain en Belgique a été frappé par la foudre le 13 août 2015, le système d’alimentation électrique de secours s’est bien mis en marche, mais trop tard. Il n’a pu empêcher l’arrêt de 5% des infrastructures de stockage du centre. Une coupure qui, de l’aveu de Google, a entraîné la perte définitive de 0,000001% des données stockées dans ce centre. Négligeable ? Pas si sûr quand on connait les capacités gigantesques des datacenters de Google…

La probabilité de perdre des données stockées dans le Cloud n’est pas négligeable et elle devient bien plus significative si on y ajoute à ce risque toutes les erreurs de manipulation des administrateurs et surtout des utilisateurs. Qui n’a pas malencontreusement effacé des messages et leurs fichiers attachés pour « faire de la place » dans sa messagerie… pour finalement s’apercevoir quelques semaines plus tard qu’un fichier important est passé à la trappe ? Selon une étude “Iron Mountain” de 2014 (1), 68% des membres des Directions des Systèmes d’Information (DSI) interrogés estiment que ces pertes de données constituent aujourd’hui leur défi n°1. Même si ceux qui ont opté pour une messagerie et un système de stockage de fichiers dans le Cloud doivent songer à sauvegarder ces données et se prémunir d’un risque de perte bien réel.

29% des pertes de données sont causées par les utilisateurs

Le “Ponemon Institute” (2) est allé plus loin dans la recherche des causes de pertes de données en interrogeant 277 entreprises qui ont été victimes de pertes de données. Dans 29% des cas, ces pertes étaient dues aux utilisateurs eux-mêmes. Une cause qu’il est bien difficile de contrer pour un fournisseur Cloud. Une fois passé le délai de conservation après mise dans la corbeille , la donnée est soit définitivement perdue, soit elle implique une procédure spéciale. Une procédure qui va demander un délai supplémentaire de plusieurs jours pour retrouver la donnée si c’est encore possible. De plus, le prestataire Cloud peut facturer le temps d’intervention d’un expert pour cette procédure exceptionnelle. Outre ces maladresses, la malveillance est un motif de perte de données devenu extrêmement fréquent, sans compter les véritables attaques de pirates qui veulent rançonner ou simplement mettre en difficulté une entreprise. Ces motifs sont évoqués par 35% des entreprises interrogées, c’est colossal ! Outre les attaques massives et très médiatisées, comme celle dont a été victime Sony Pictures en 2014, le quotidien des entreprises, même les plus petites, c’est ce salarié licencié qui efface l’ensemble de ses données avant de partir, c’est un salarié victime de phishing qui voit son poste bloqué par un ransomware.

La sauvegarde Cloud à Cloud, la solution la plus simple.

Techniquement, il est tout à fait possible de mettre en place une architecture hybride entre un serveur de messagerie internet et un service de messagerie tel qu’Office 365. C’est une solution que certaines grandes entreprises ont effectivement mise en place, mais avec l’envol du nombre et du volume de messages échangés par les utilisateurs, réaliser les tâches de sauvegarde en interne est de plus en plus lourd et mobilise de plus en plus de ressources. A l’heure de la réduction des coûts IT et de la chasse au CAPEX , maintenir de telles configurations est très coûteux et ne se justifie que dans quelques cas bien définis. Sur ce plan, le backup « Cloud à Cloud » apparaît comme moyen intéressant et économique de répondre à ce besoin de sauvegarder les données des applications Cloud, des espaces de stockage en ligne et des messageries. Il en existe pour les principaux services Cloud du marché, ainsi que pour quelques grandes applications Saas comme Salesforce, par exemple.

Mais outre le fait d’avoir à se passer de déployer une infrastructure de stockage dédiée à la sauvegarde des comptes de messagerie, une solution telle que Spanning Backup d’EMC, compatible avec Office 365, Google Apps et Salesforce, offre une solution « Cloud à Cloud » sans limitation de volume de stockage, sans limite dans le temps.

Mieux, l’interface de cette solution permet à l’utilisateur d’effectuer lui-même ses restaurations de données. Qui mieux que lui sait quel fichier ou quel message effacé il doit absolument retrouver ? Grâce à une interface qui se fond à l’outil de messagerie, il va remonter le temps jusqu’au message effacé et le restaurer lui-même, d’un clic. Un moyen imparable de faire baisser le nombre de tickets d’incidents auprès du service support et soulager l’équipe informatique de ces tâches à faibles valeur ajoutée qui mobilisent le personnel. Bien évidemment, les administrateurs disposent de leur propre interface pour réaliser les restaurations de l’ensemble des utilisateurs dont ils ont la responsabilité.

La sauvegarde « Cloud à Cloud » est à l’heure actuelle la solution la plus efficace de sécuriser les données des utilisateurs de services en ligne.

(1) Etude Iron Mountain, “The Cost of Inertia: Insight from the Iron Mountain Data Predictors Study,” 2014.

(2) Etude citée dans le white paper « Data Loss: Understanding the Causes and Costs » édité par Mozyenterprise/EMC en 2015

Source: http://www.aucoeurdesinfras.fr/pourquoi-vous-devez-sauvegarder-vos-comptes-office-365/3631/

deux ordinateur côte à côte

Renouveler son parc informatique ou attendre quelques années ? Voici une question dont la réponse est loin d’être évidente face à une infrastructure informatique vieillissante.
L’idée de conserver l’existant apparait de prime abord comme un choix économiquement judicieux. Il faut néanmoins prendre en compte quelques points avant d’arrêter son choix entre attendre ou remplacer.

Coût d’entretien :
Selon une récente étude, les coûts d’entretien d’une machine obsolète sont 30% plus élevés que ceux d’une récente. Avant de prendre la décision d’investir dans une réparation, il faut garder à l’esprit que le coût de cette dernière est potentiellement plus élevé que le prix d’achat.

Baisse de productivité :
Toujours selon cette étude, garder en fonctionnement un parc de plus de 4 ans représente également un important coût humain. En effet, avec le temps le système d’exploitation ainsi que les diverses applications tournent au ralenti, notamment : les batteries ont une durée de vie réduite, le système est plus vulnérable aux virus. Ce qui peut entraîner de nombreux désagrément aux utilisateurs.

Evolution technologique :
Tandis que notre infrastructure informatique vieillit, la technologie ne cesse d’évoluer avec des atouts non négligeables, comme : rapidité, puissance, efficacité ainsi qu’une moindre consommation énergétique. Offrant ainsi des machines dotées de : processeurs plus rapides et efficients, des applications plus légères et moins gourmandes, des batteries plus performantes, etc…

Au fil des années, nous constatons rapidement que l’augmentation des coûts de maintenance, associée à la perte de productivité génère un coût de possession (TCO) de plus en plus élevé.

En conclusion selon l’âge de votre infrastructure informatique ainsi que de l’investissement en temps de réparation / support, il est bien souvent plus rentable pour toute entreprise de la remplacer. Par ailleurs, le fait de remplacer l’ensemble de son infrastructure en une seule fois, permet bien souvent de faire des économies d’échelle.

Source : http://www.techpageone.fr/business-fr/pc-vieillissants-attendre-remplacer/
https://www.sanitastroesch.ch/images/content/pdf/fr/Broschuere_Altgeraete_FR3.pdf