Les emails, comment cela fonctionne en fait ?

09.11.2020 - Actualités
POP / IMAP / Exchange / Office 365, c’est quoi tout ça ?

Vous avez utilisé le courrier électronique plusieurs fois, mais savez-vous ce que signifie ce jargon de courrier électronique ?

Nous allons décrire plusieurs façons d’en savoir plus sur les différences entre les différentes façons de recevoir un courrier électronique.

Que vous utilisiez le courrier électronique de l’entreprise, un service Web comme Gmail ou Outlook.com, ou votre propre serveur de messagerie, il y a plus à recevoir des courriels qu’il pourrait sembler à la surface.

Si vous avez configuré un client de messagerie, vous avez sans doute rencontré les options comme POP3, IMAP et Exchange. Nous allons jeter un œil à la différence entre les clients de courrier électronique et le courrier électronique, et aux différents protocoles utilisés

POP3

Le protocole Post Office (POP) offre un moyen d’interagir avec les serveurs de messagerie qui remontent à un Internet très différent de celui que nous utilisons aujourd’hui. Les ordinateurs ont tendance à ne pas avoir un accès Internet permanent. Au lieu de cela, vous vous êtes connecté à Internet, avez fait ce qu’il fallait faire et ensuite déconnecté. Ces connexions étaient également une bande passante assez faible par rapport à ce dont nous avons accès aujourd’hui.

IMAP

Le protocole d’accès à la messagerie Internet (IMAP) a été créé en 1986, mais s’adapte assez bien au monde moderne de la connectivité omniprésente, toujours sur Internet. L’idée derrière IMAP a empêché les utilisateurs d’être lié à un seul client de messagerie, leur permettant de lire leurs courriels comme s’ils étaient « dans le Cloud».

Microsoft Exchange, MAPI et Exchange ActiveSync / Office 365

Microsoft a commencé à développer l’API de messagerie (MAPI – Messaging Application Programming Interface) peu de temps après que IMAP et POP ont été développés pour la première fois.

Il est réellement conçu pour plus que simplement le courrier électronique. La comparaison approfondie de l’IMAP et du POP au MAPI est assez technique et ne s’applique pas à ce guide. Mais, tout simplement, MAPI offre un moyen pour les clients de messagerie et d’autres applications de communiquer avec les serveurs Microsoft Exchange. MAPI est capable de synchroniser le style IMAP des courriels, des contacts, des calendriers et d’autres fonctionnalités, tout ce qui est lié à des clients ou des applications de messagerie locaux.

Si vous avez déjà utilisé Microsoft Outlook au travail, vous avez utilisé MAPI. En fait, tout ce que Outlook fait, les courriels, la synchronisation des calendriers, la recherche d’informations gratuites, la synchronisation des contacts avec l’entreprise, etc., correspond à MAPI. Cette fonction de synchronisation est marquée par Microsoft comme « Exchange ActiveSync ».

En fonction de l’appareil, du téléphone ou du client que vous utilisez, cette même technologie pourrait être appelée l’un des trois protocoles Microsoft – Microsoft Exchange, MAPI ou Exchange ActiveSync – mais offre un Synchronisation de messagerie basée sur le serveur similaire à celle fournie par IMAP. Parce que Exchange et MAPI sont des produits Microsoft, vous ne serez probablement soumis à ce protocole que si vous utilisez un courrier électronique fourni par une entreprise qui utilise des serveurs de messagerie Exchange. De nombreux clients de messagerie, y compris les applications de messagerie Android et iPhone par défaut, sont compatibles Exchange ActiveSync.

Alors, mon compte email : POP, IMAP ou Office 365 ?

Lorsque vous créez un nouveau compte de messagerie dans votre logiciel habituel (Thunderbird, Outlook, Mail,…) celui-ci vous demande, à un moment ou à un autre, de choisir, pour les messages « entrants », entre les protocoles POP3 ou IMAP. Si, comme moi, vous êtes un utilisateur de longue date de la messagerie électronique, votre premier réflexe sera sans doute de choisir l’option POP3. De fait, il est le protocole de courriel le plus ancien et le plus familier. Mais est-ce encore le bon choix ?

En réalité il n’y a pas de bon ou de mauvais choix. POP3 et IMAP ont tous les deux des avantages et des inconvénients mais, surtout, deux modes de fonctionnement tout à fait différents. Il est donc important de comprendre ces différences pour choisir celui qui correspond le mieux à votre utilisation.

POP.

Avantages

L’utilisation d’un logiciel de messagerie, surtout s’il est intégré dans une suite bureautique, permet de bien gérer ses emails et le temps de connexion au serveur est court, donc cela fonctionne bien, même avec une connexion Internet lente.

Dans le cas d’un changement de serveur de messagerie, par exemple quand vous changez d’hébergeur ou de FAI, la migration se déroulera très facilement puisque tous les messages se trouvent sur votre ordinateur. Il suffit de modifier les données de connexion dans les paramètres du compte pour continuer à recevoir les emails.

Inconvénients

Une fois les messages reçus téléchargés, ceux-ci ne sont plus présents sur le serveur à la connexion suivante. Si vous utilisez plusieurs ordinateurs pour lire votre courrier, par exemple sur un poste fixe au bureau et sur un portable à la maison, la réception des messages s’effectuant sur la base du « premier arrivé, premier servi », vous aurez une partie des messages sur une Machine et une partie sur l’autre. En ce qui concerne les messages envoyés, une copie de chacun d’eux est sauvegardée dans un dossier présent sur la Machine qui a procédé à l’envoi. Ici aussi, en cas d’utilisation de plusieurs ordinateurs, il y aura dispersion des messages.

De plus, comme les emails ne sont sauvegardés que sur votre ordinateur, en cas de panne ou de vol de celui-ci, vous perdez tous vos messages, reçus et envoyés.

Améliorations possibles

Il est possible de remédier en partie aux inconvénients du protocole POP en modifiant la configuration du compte pour conserver les messages sur le serveur pendant une durée librement paramétrable : cela peut aller de quelques jours, le temps d’être sûr de relever le courrier sur les différentes Machines, à une durée illimitée, ce qui joue alors le rôle de sauvegarde au cas où quelque chose arrivait à votre ordinateur.

IMAP

Avantages

Comme les emails restent sur le serveur de messagerie, vous pouvez les consulter depuis plusieurs ordinateurs différents en ayant accès à l’ensemble des données. De plus, comme il y a synchronisation entre le serveur et le client de messagerie, les copies de tous les messages envoyés se trouvent également sur le serveur et sont accessibles depuis n’importe quelle Machine ou depuis le Webmail. Notez toutefois que cette synchronisation joue entre toutes les Machines : si vous effacez un message sur l’une d’entre elle (par exemple sur votre smartphone, pour « faire de la place »), celui-ci disparaîtra également des autres ordinateurs.

Le serveur fait office de copie de sauvegarde : il suffit de re-créer le compte dans n’importe quelle Machine pour récupérer tous les emails, envoyés et reçus. En fonction du nombre de messages et de la vitesse de votre connexion Internet, cette opération peut durer entre quelques secondes et plusieurs heures.

Si vous voyagez beaucoup sans avoir toujours avec vous un ordinateur ou un mobile, avoir accès via le Webmail, dans un cybercafé, à tous vos messages est un avantage très appréciable.

Inconvénients

Pour fonctionner correctement, vous avez besoin d’être connecté en permanence à Internet. C’est indispensable si vous utilisez un Webmail, puisque l’utilisation passe par un navigateur Internet. Cependant, si vous utilisez un client de messagerie, vous pourrez consulter tous vos emails puisqu’une copie se trouve sur votre Machine.

Avec une utilisation régulière et de longue durée, tous les messages conservés sur le serveur finissent par occuper une place considérable sur votre espace d’hébergement, qui est probablement limité. Vous risquez alors un rappel à l’ordre de votre hébergeur.

Améliorations possibles

Pour éviter de laisser grossir sans limites vos dossiers d’emails, vous pouvez adopter les mesures suivantes :

Videz régulièrement la corbeille de chaque compte. Par défaut, votre client mail conserve les messages dans la corbeille jusqu’à ce que vous les effaciez vous-mêmes. Vous pouvez automatiser cette opération en faisant en sorte de vider la corbeille chaque fois que vous quittez le logiciel.

Plus que probablement, vous avez un dossier « Indésirables » (ou un vocable similaire). Pensez également à le vider régulièrement, peut-être en y conservant pendant une certaine période les messages afin de pouvoir y retrouver un courriel important qui s’y serait égaré.

Le protocole Exchange ou Office 365

Avantages

Tous les périphériques sont toujours à jour, et au complet, soit: emails et son arborescence, contacts, calendriers, tâches.

Permet le partager certains éléments choisis de son calendriers avec des tiers. Permet d’être sauvegardé simplement.

Inconvénients

Système, potentiellement, le plus coûteux (dès 2.-/ mois / utilisateur).

Références: divers sites Internet traitant de la technologie IT

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